【www.guakaob.com--信息系统管理】
收发文件管理规定篇一
《收发文件管理制度》
收发文件管理制度(草案)
文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，同级函、电、来文，本单位上报下发的各种文件、资料管理。 本公司各类文件统一由综合部办公室管理。
第一条 收文的管理
1、综合部在收到文件的当天，由综合部文秘进行收文登记后送综合部部长签批，收文人按照综合部部长阅批意见办理、保存，办理人员在收文登记簿上签名，以示负责。需传阅的文件，由综合部负责转送传阅。
2、综合部收到上级和有关单位会议文件等急件，应及时登记在收文登记簿上，按有关规定程序通知综合部部长，不得拖延。
3、实行公文催办制度，负责办理公文的人员，对自己经手处理的文件应件件有落实，事事有下文，转办要及时，催办有结果，防止积压误事。
4、公文办完后，应根据文书立卷、归档。
5、凡外出参加会议带回的文件，应及时送综合部登记保管。
6.公文的签收
（1）单位所有文件(除领导订启的外)均由综合办公室(文秘)登记签收。在签收和拆封时，综合部(文秘)需注意检查封口,对开口和邮票撕毁函件应查明原因。
（2）对上级部门发来的文件，要进行文件、文号、机要编号的核定，如果其中一项不对口，应立即报告上级部门，并登记差错文件的文号。
7.公文的编号保管
（1） 综合部(文秘) 拆封和签收后应及时附上"文件处理传阅单"，作分类登记编号、保管。
（2）本单位外出人员开会带回的文件及资料应及时送交综合部(文秘)进行登记编号保管，不得个人保存，如职工工作需要借阅的可复印或借用。
8.公文的阅批与分转
（1）凡正式文件均需由综合部部长根据文件内容和性质阅签后，由综合部(文秘)分送领导和承办部门阅办，重要文件或急作应立刻呈送总经理(或分管领导)阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完。
（2）一般性质的函、电、通知等，可由综合部直接分转处理。如涉及几个单位会办的文件，应同各单位联系后再分转处理。
（3）综合部文秘应在当天或第二天将文件送到领导和承办部门，如关系到两个以上部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过两天（特殊情况除外）。
9.文件的传阅与催办
（1）传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将
有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看，对尚未传达的文件不得向外泄露内容。
（2）阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交综合部文秘，阅批文件一般不得超过两天，阅后应签名以示负责。如有领导“批示”“拟办意见”，公司办公室应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示要求办理有关事宜。
（3）阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要，需办理借阅手续，以防止丢失泄密。
（4）文件阅完后，应交收综合部文秘，切忌横传。
（5）严格遵守保密制度，对有密级的问价应严加管理，办理完毕后应立即退回，并核点份数，随时存档。绝密文件，仅限于直接有关人员经领导批准后在文件保管处阅读。
第二条 发文的管理
1、严格执行公司内部发文程序及规范，发文工作要做到规范、准确、及时、安全，形成统一规范的编写格式和处理程序。
2、发文程序：
（1）由专职人员负责起草书面文稿，文字要准确精炼，用语要规范贴切，条理要清楚，层次要分明，结构要紧密。
（2）书面文稿交由综合部文秘，由文秘递交综合部部长
进行审阅，审阅痕迹应保留在审核原稿上。
（3）经综合部部长审核的书面文稿，由文秘负责修订、打印、签发，发布文件时应按照发文审批表标注的相关对象和时间等要求进行发布。
（4）已经审批签发的书面文件应及时登记，存档。
（5）公司上报下发正式文件的权利归属公司综合部，各部门一律不得自行向上、下发送正式文件。
（6）凡本公司外发的文件，应严格按照上级有关公文处理的办法及公文格式进行草拟、批发、打印、盖章、报出；要求做到一文一事，按级上报，用词及格式规范，严禁多头主送，并由综合办公室统一进行登记编号印发。
（7）部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排不知重要工作要求发文应向综合部办公室提出发文申请，并将文件底稿交由综合部办公室审核，综合部办公室同意发文，方可按煤铝公司规定发文。
（8）公司文件均由煤铝公司总经理批准，集团公司盖章后签发。
第三条 发文的范围
1.凡是以公司综合部名义发出的文件、通告、决定、决议、请示、报告、便函、编写的会议纪要和会议简报，均属发文范围。
2.公司综合部下发文件主要用于：
（1）公布单位规章制度；
（2）转发上级文件或根据上级文件精神制订的文件；
（3）公布单位体制机构变动或干部任免事项；
（4）公布单位重大生产、技术、管理、政治工作、生活福利等工作的决定；
（5）公布有关奖惩决定和通报；
（6）其他有关重大事项；
3.红头文件只适用于需遵照执行的制度、规定、决定、决议、任命，其他文件一般用A4纸印发。
附件：
1.收发文管理流程
2.收文记录表
3.发文记录表
4.接收传真记录表
收发文件管理规定篇二
《文件收发管理办法》
文件收发管理办法
1 目的
规范文件处理程序，避免文件管理混乱，加速公文运转，从而提高管理职能和办事效率，特制定本办法。
2 范围
2.1 收进文件，指由外单位发来的文件。
2.2 外发文件，指由公司发出的文件。
2.3 内部文件，指由公司内部传递的文件。
收发文件的管理一般应包括：登记、分办、拟办、批办、承办、催办、撰办、审核、签发、盖印、转发、立卷、归档等。 3 收文处理程序
3.1 收文
(1) 收文由办公室行政秘书负责，对文件进行检查验收。
(2) 应严格遵守拆封权限，所有公司收文均由办公室负责人或行政秘书开拆，其他人不得开拆。凡个人信件均交个人处理。
(3) 收文收到后应立即进行登记，按收文登记簿上要求准确登记。
(4) 应保持原信封的完好，以备处理时需要。
（5）工作文件收到第一时间及时通知收件人，按其意见处理
（6） 按文件密封等级要求，做好保密工作。
3.2 拟办
办公室负责人在阅读文件后，根据文件性质、内容和有关要求，根据公司领导的分工，对文件提出初步处理意见，并将其填写在《文件处理单》中。
3.3 批办
办公室行政秘书应根据《文件处理单》的意见，及时报请公司领导批示办理，由公司领导在《文件处理单》中明确批示：文件处理单位、处理办法、处理时间等要求。
3.4 承办
办公室行政秘书应根据公司领导批办的要求，应及时不拖拉、不推诿、不马虎地将文件交相关部门或人员进行承办。
3.5 传阅
对非承办的传阅文件，办公室行政秘书应根据文件的轻重缓急组织进行。防止文件积压或遗失。
3.6 催办
对承办文件，办公室负责人应适时询问、检查和督促。避免承办拖沓、文件积压。
3.7 办复
对承办文件办理完毕后，承办部门或人员应将办理结果及时报告有关领导，以使负责批办的领导对其处理结果做到心中有数。
3.8 借阅
(1) 未归档文件，视文件性质，经本部、室负责人批准后，办理借阅
或借用手续。并应填写《借阅文件登记表》，借阅后应及时归还。
(2) 已归档的文件，经本部、室负责任批准后，在档案室办理借阅手续；对有关文件或文件的部分需复印的经批准后，由档案管理人员复印，并办理有关手续。
4 发文处理程序
4.1 文件的起草与修改
由拟稿人按要求起草文件，必要时按要求进行修改。文件起草完毕后，应签注姓名、年、月、日。
4.2 文件的会审（会签）
涉及两个以上部门职责范围的文件起草修改完稿后，应交有关部门负责人分别对文件内容进行会审，会审人应在稿件上签注姓名、年、月、日。
4.3 文件的审批签发
文件进行会审、会签后，应及时递交给公司领导审批签发。
4.4 文件的打印、发行
文件经拟制会审、审批签发后，由行政秘书打印，拟搞人校对无误，办公室加盖公章后按要求发送。
5 文件的归档
5.1 分类
(1) 上级机关来文、外单位发来的文件。
(2) 公司发出的文件。
(3) 公司经营、管理活动中反映主要工作职能活动和基本情况，今后需要参考或执行的文件。
(4) 公司内部文件。
(5) 各部、室及分公司等直属部门报送的重要文件。
(6) 兄弟单位业务往来等有关文件。
5.2 归档
(1) 来文应根据轻重缓急抓紧时间处理，原则上应在收到文件后二星期内办结。若要长期留部、室使用的，经有关负责人批准后，本部、室留复印件，原件应在一星期内退办公室归档。
(2) 发文打印校对完毕后，应将原版文件及其磁盘进行归档登记。
(3) 文件办理结束后，应及时退办公室归档。
(4) 每年的第一季度内，办理前一年度的文件归档，按保管期限及归档要求整理归档。
(5) 文件在交相关部、室阅办时，应办理签收手续，退回文件时应当场注销，以明确责任者。发现遗失，应视来文性质报公司领导处理。
(6) 归档的文件应按保管期限和一定程序手续进行清理销毁。
收发文件管理规定篇三
《文件收发管理制度》
文件收发管理制度
为充分发挥公文的效用，保证公文上传下达、及时准确，制定本制度。 公司来文、来函、来电、信息、简报、出席会议带回的文件以及公司的请示、汇报、通知（以下统称“文件”）等公文，均由办公室机要文书负责登记和保管。
一、收文
1、文件登记。收到文件和信件要及时启封，并按密文和一般文件管理规定，进行分类、编号、登记。
2、文件传阅。文件登记后，及时按规定程序呈送领导审批，并根据领导批示，进行传阅。凡是急件、会议通知或时间性较强的文件，必须随收随送，尽快送到有关领导和部门；其他文件亦要抓紧传阅，一般不超过一星期传阅完成；要做到急文急办、特文特办、密级文件专送专管、紧急文件不压误、常规文件办理不拖拉。
3、公司各部门要安排专人管理文件收发工作，按照上述规定认证登记并按文件批示要求及时送交部门领导和有关人员传阅，部门传阅完毕后，要及时返还公司机要文书室。
4、密级文件、资料，必须根据批示传阅范围由公司机要文书专人传送；密级文件要在当天内阅读，下班前交回公司机要文书保管，以确保文件的安全。
二、发文
1、认真做好登记和编号工作，按照发文规定和要求，编订文号，并审查审批程序是否完备。
2、按规定，为公司制发的文件盖章，并保留公文底稿和一份文件存档。 三、规范文件管理 1、认真做好文件的防火、防盗、防窃、防虫、防潮等防护工作；一切密级文件和资料应存放在指定的保密柜。
2、定期检查清理文件。公文阅办完毕后，各部门应主动、及时退还，不得自行存放，如工作需要可保留非密级文件复印件以备查；文书对逾期未退还文件要及时追回；按保密部门规定和要求定期清退秘密文件；做到及时传阅，保证文件无积压、无遗漏、无差错、无遗失。
3、公司印发剩余的文件材料，以及没有保存价值需要销毁的重要资料，各部门要统一送到公司机要文书室，由机要主管按规定到保密部门规定的地点销毁，确保公司秘密。
4、做好文件的立卷归档工作。年度终了，文书要将收发文件收集整理后，及时保管归档，对需要立卷的公文按规定时间和要求立卷，并及时归档。
编号 YCQ---04 序号 文件资料名称 文件编号 受控号 编制部门 发布日期 实施日期 发放部门 收件人 备注 1
收发文件管理规定篇四
《文件收发管理制度》
文件收发管理规定
1、目的
为进一步加强公司各类文件资料的收发管理工作，使公司文件资料的收发管理工作更加规范化、制度化，提高工作效率，并明确职责；结合公司实际情况，制定本管理规范。 2、适用范围
公司所有文件资料，包括工程资料、图纸、内外部文件、函件等。 3、职责
公司所有文件资料，由公司各职能部门专人负责拟发、收集、整理后，统一交公司行政人事部档案室归档保管，具体操作根据《档案管理规定》标准执行； 4、发文管理规定及流程 4.1发文规定
4.1.1公司各类发文均由所属部门负责拟稿排版及校对，分管部门领导审核，总经理签发； 4.1.2所发文件必须由发文部门留存书面底稿、电子文本以作存档，并由部门专人建立文件收发登记台帐；
4.1.3所发文件必须履行文件呈批手续且要有相关拟稿人、审核人、签发人的签字方可发出，需加盖公章的文件另加填盖章申请单；由总经理签字后，财务部执行盖章； 4.1.4所有发文文件必须定期统一归档到公司档案室保管存档。 附表1：《发文流程图》 4.2发文字号编排
4.2.1以公司名义，加盖公司印章的发文字号统一编排为以下格式：
公司简称的大写英文缩写（XDCJ）+发布年号（四位数）+顺序号（三位数）；
以公司名义发文，统一由行政部负责拟文及编号，经相关部门领导审核，总经理批准后
发出；
4.2.2以部门名义，加盖公司印章的发文字号统一编排为以下格式：
4.3文件分类
4.3.1制度、规定：根据公司经营管理的实际需要，由公司职能部门提出建立和完善的各类管理规章制度；
4.3.2决定：对重大事项做出的决定按排；
4.3.3通知：发布或公布公司各项制度，传达相关部门、人员或单位需要周知的事项； 4.3.4通报：表彰先进，批评错误，借以教育员工；传达重要精神或情况； 4.3.5通告：在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项；
4.3.6报告：下级向上级汇报工作，反映情况、提出建议意见或答复上级的询问； 4.3.7请示：向上级部门请求请示、批准； 4.3.8批复：答复相关部门（单位）的请示； 4.3.9意见：对相关问题提出意见或处理办法；
4.3.10函：相关部门（单位）之间的相互商洽工作、询问和答复问题或相关部门（单位）的请求批准和审批事项；
4.3.11会议纪要：记载和传达会议情况。 4.4发文格式
4.4.1以公司名义、部门名义加盖公章发文：统一使用A4纸，适用范围及格式如下：
公司全称（宋体二号字，加粗，居中）
文号（宋体小三号字，居中） 标题（宋体三号字，加粗，居中）
称谓：（宋体小三号字，左对齐）
正文（宋体四号字，开头空格四格后按正常排版） ******（正文）******
结语（根据文件类别运用不同的结束语）
落款（公司全称，宋体四号字，右对齐）
日期（中文数字年月日，宋体四号字，位于落款下方中位处）
（空格）
主题词：（宋体四号字，左对齐） 主送： 抄送：
公司全称+发文部门 ****年**月**日印发
共印**份
说明：
1、 以上格式适用于第4.3文件分类的第1—5点；
2、 属第4.3.1的去除格式中的称谓，主题词以下的内容； 3、 文件中如不需涉及主送及抄送对象的可去除二项内容； 4、 以上文件形成均需执行文件呈批手续方可发出； 5、 附表2：《文件呈批表》
4.4.2以部门名义加盖公章发文：统一使用A4纸，适用范围及格式如下：
公司全称（宋体二号字，加粗，居中）
文号（宋体小三号字，居中）
主送\呈报：（收文人\部门\单位；宋体四号字，左对齐）
拟文：（拟文人\部门\单位；宋体四号字，左对齐）日期：****年**月**日 主题：（事由\内容；宋体四号字，左对齐）
称谓：（宋体小三号字，左对齐）
正文（宋体四号字，开头空格四格后按正常排班） ******（正文）******
结语（根据文件类别运用不同的结束语）
落款（行文部门，宋体四号字，右对齐）
日期（中文数字年月日，宋体四号字，位于落款下方中位处）
（空格）
主题词：（宋体四号字，左对齐） 抄送\抄报：
公司全称+发文部门 ****年**月**日印发
共印**份
说明：
1、以上格式适用于第4.3文件分类的第6—10点；
2、文件中如不需涉及抄送\抄报对象的可去除此项内容；
3、以上文件形成如对外发文均需执行文件呈批手续方可发出； 4、如需加盖公章文件，落款处需加公司名称；
4.4.3会议纪要格式：
****会议纪要（宋体二号字，加粗，居中）
会议时间： 会议地点： 会议主题： 会议主持： 出席人员： 缺席人员： 会议记录： 【内容记录】： 一、会议议题 ****
二、会议发言（讨论） **** 三、会议决议 **** 会议结束
记录整理：*** 签发： 与会签名：
5、收文管理规定
文件的接收，应依如下原则接收：
5.1检查文件的文本及附件是否完整，做好签收登记；
5.2文件的处理手续是否完备，如有遗漏，应立即退回经办部门补办； 5.3登记接收文件时应注意记录清楚来文单位，接收时间，主送部门等； 5.4文件接收后应及时送达相关人员传阅或办理； 5.5将最后处理过的文件分类、整理、及时归档保管。 附表3：《文件收发登记表》 6、附则：
本规定由行政人事部负责拟订及相关解析，总经理审核批准后发布。
附表1：《发文流程图》
收发文件管理规定篇五
《文件收发管理规定7》
文件收发管理规定
第一章 总 则
第一条 为规范公司文件收发管理，确保信息及时、准确地上传下达，提高工作 效率，特制定本制度。
第二条 本规定适用于集团各项目部（公司）和各部门。
第二章 文件收发管理要求
第三条 各部门应做好收文及往来文件的督办、建档保存工作。
第四条 公司文件经领导签字批示后，相关部门应按指示办理。由行政人资部档案管理员分类存档，相关部门可备份存档。
第五条 公司各部门有关人员需查看或复印相关文件原件时，应到公司行政人资部档案室,向管理员办理借阅手续；管理员应按照公司《档案管理规定》的相关条款执行。
第三章 收文管理
第六条 “收文”是指：集团总部及所属企业、房产集团各部门及企业外部来文来函、传真、非电子邮件，包括：正式文件、通知、便函、企业之间工作联系函；集团下属各项目部（公司）、各部门给集团的报告、请示、及其它报备材料等。凡发送给本公司的由行政人资部文员负责签收；发送给各部门的，直接由所在部门负责签收。
第七条 文员收到文件后，按以下程序处理：
1、按收文时间先后顺序及时填写“收文登记表”，内容包括：发文单位、文件标题、收件时间等事项，并做好文件编号。
2、在文件首页附上一张《文件传阅单》或《收文处理单》并填写好传阅单内容：包括：发文单位、文件标题、收件时间；然后将文件送交行政经理，由行政经理根据文件内容确定并填写传阅对象（部门的收文由所在的部门负责人指定传阅对象）。
3、文员根据行政经理指定的传阅对象，逐一呈送传阅对象传阅；
4、传阅人接到传阅文件后，属“急件”应即时传阅；一般文件除出差外，原则上不超过当天；传阅后应在传阅单上签署意见或签名确认；
5、文员将文件送交传阅对象后，应做好跟踪，及时收回传阅文件；避免传阅对象因出差等原因或多人传阅造成拖延时间等现象。
第八条 文件传阅后，对有关领导签署的批办意见，文员应及时向行政经理汇报，由行政经理进行协调处理，并对处理结果进行跟踪督办。
第九条 文件传阅结束，文员应及时将文件收回并交档案管理员归档。
第四章 发文管理
第十条 公司向下属部门、上级部门或向外部有关单位发文，一律列入发文管理。 第十一条 公司发文时，按以下程序办理：
1、主办部门拟稿人拟稿；
2、主办部门经理或分管领导核稿；
3、对文件内容涉及其它相关部门或需相关部门分管领导把关的，应送相关部门或所分管的领导会稿（具体由主办部门经理在核稿时指定）；其中内容有涉及法律事务的文件，应请总部法务部律师会稿把关；
4、公司总裁（副总裁）或经授权的分管领导签发；
5、文件印制及加盖公章；
6、发文主办部门进行发文登记，并将文件原件留一份存档；
7、文件发送。
第十二条 部门对外发文时，应按以下原则办理：
1、业务部门以部门名义发文，须经部门负责人或分管的领导审批签字后方可发出；
2、由业务部门主办、以公司名义对外发文，应事先将文件送行政人资部对文件编号、格式、文字内容等进行会稿把关；再由公司总裁（副总裁）或经授权的分管领导签发；文件经签发后可予以使用公司印章，并留存一份在行政人资部存档,部门可自留复印件备份。
3、发出文件若有抄送公司相关业务部门知晓的内容，应备份送达相关业务部门，并由各业务部门签收登记，以便日后备查。
4、发出文件如需相关业务部门反馈意见，各业务部门文员应负责文件内容的跟踪 落实及督办工作。
5、部门对外发出的文件、传真件应套用公司统一标准格式，不得擅自以其它格式发文。
6 部门文件发文拟稿等其它程序，参照公司发文程序办理。
财务部门的发文，原则上按本规定执行；因业务需要在发文时有特殊要求的，不受上述规定限制。
第五章 部门之间的收发文处理
第十三条 公司各部门之间因工作需要可相互发文，发文形式有《工作联系单》、《工作通知单》等。
1、属需要相关部门配合、协调或知会、备忘等工作事项，可使用“工作联系单”的形式；
2、属人资、财务、工程技术等专项业务工作，需要相关部门直接办理或知会、备忘等工作事项，可使用“工作通知单”的形式。
3、部门的《工作联系单》和《工作通知单》，应经所属部门经理签字后才能发出。 第十四条 各部门在收到相关部门的来文后，应积极配合、协助办理。对本部门不能办理的，应及时回复发文部门并说明原因；若不在部门权限范围内的，可请示分管上级领导后进行处理。
第十五条 公司各部门因工作需要向公司请示、汇报工作时，可采用“报告、请示、工作汇报”等发文形式。
对于上报公司需由公司领导批复的文件，应等待领导批示后，按照批示内容要求执行。
第十六条 部门与企业之间的发文处理
公司各部门因工作需要需用公司名义向集团系统内的其它企业发文时，按部门对外发文规定程序办理；未经公司分管领导同意，部门或个人不得擅自以公司名义向集团系统的其它企业发文。
第六章 附则
第十七条 本规定由公司行政人资部负责解释。
第十八条 本规定自颁布生效之日起施行。
收发文件管理规定篇六
《文件收发管理制度与程序》
文件收发管理制度与程序
一、 目的
完善公司文件管理，规范发文、收文管理程序。
二、 范围
本制度适用于公司内部发文、收文及对外发文的管理。
三、 公司发文编号及格式原则
参照《集团文档格式规范制度》执行。
四、 文件的收发规定
1、 公司文件的发文由相关部门起草，未涉及跨部门事项的文件，按归口管理，由部门经理及分管领导审核后，呈交总经理审阅批准之后生效；涉及跨部门事项的文件，发文部门起草后，应先征求相关部门意见，并经相关分管领导审核后，呈交总经理审阅批准后生效。
2、 行政部门设立专门人员对公司文号及发文格式进行管理。批准生效之后的文件原件及电子文档备份由行政部存档，并由行政部统一编制文号，修订格式后将电子文档或书面文档发相关部门，并保存发文记录。关键文件的发文，须打印并交部门负责人书面签收。相关发文须抄送股份公司行政部备案。
五、 文件的修改
1、公司文件若需修改，由相关部门提出书面意见，经相关领导审阅批准后，由行政部按规范进行修改。
2、在“修改/版次”一栏中填写修改次数/修改版次，现阶段的公司发文统一为第一版，修改次数为零。
3、修改之后的文件经行政部统一以电子文档或书面发往相关部门。关键文件的修订版，须打印并交部门负责人书面签收，无保留价值的原书面文件需送还行政部，由行政部统一销毁。
六、 文件的传达、培训与推行
1、发文部门应会同行政部门确保文件传达到位。涉及公司新制度、新操作流程、新会议决议等内容的文件，相关部门收到相关发文后，必须对本部门人员
进行培训。
2、培训的形式可以多样化，各部门可以自行安排时间和形式。培训结束会，部门经理须让参训员工签名确认已参加培训，并将参训员工的签名确认记录送交行政部保存。
3、下发的文件事项如需要跨部门协作，由发文部门经理与其他部门进行协商，制定培训计划送交行政部。
4、文件编制部门及行政部门可对相关文件的推行和执行进行抽查，若发现未按文件要求执行等情况，应上报有关领导进行处理，文件推行不力而产生的后果由执行部门负责。
七、 附则
本制度经集团有关部门审核，并经总经理签发后公布实施，修改亦同。
收发文件管理规定篇七
《公司文件收发管理制度》
公司文件收发管理制度
文件管理内容主要包括外部来函、电邮、资料和本公司内部上报下发的各种文件、资料。按照统一收发集中管理的原则自即日起本公司各类文件外来和内发统一由总经办归口管理
一、收文的管理与公文的签收
1.公司所有文件(除董事长、总经理订启的外)均由总经办专人登记签收、拆封。在签收和拆封时，需注意检查封口，对开口和邮票撕毁函件应查明原因。
2.对政府部门发来的文件要进行文件、文号、机要编号的核定，如果其中一项不对口应立即报告上级部门并登记差错文件的文号。
二、公文的编号保管
1. 文件拆封和签收后应及时附上“文件处理传阅单”作分类登记编号、保管。
2.本公司外出人员开会带回的文件及资料应及时送交总经办进行登记编号保管，不得个人保存，如职工工作需要借阅的可复印或借用。
三、公文的阅批与分转
1.凡正式文件均需由总经办主任或行政主管根据文件内容和性质阅签后由收发员分送领导和承办部门阅办，重要文件或急电应立刻呈送主管领导或分管领导阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事一般应在当天阅签完。
2.一般性质的函、电邮、单据等可由总经办直接分转处理。如涉及几个部门会办的文件应同各部门联系后再分转处理。
3.为加速文件运转收发员应在当天或第二天将文件送到领导和承办部门如关系到两个以上部门应按批示次序依次传阅最迟不得超过两天特殊情况例外。
四、文件的传阅与督办。
1.传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。
2.阅读文件应抓紧时间当天阅完后应在下班前将文件交收发员，阅批文件一般不得超过两天阅后应签名以示负责。如有领导“批示”、“拟办意见”总经办应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。
3.阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件如确系工作需要要办理借阅手续以防止丢失泄密。
4.文件阅完后应交收发员切忌横传。
5.总经办对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。不得将文件压放分散，如需备查，应按照有关保密规定，并征得总经办同意后，予以复印或摘抄原件应及时归档保存。
6.按照阅文范围。一线员工。一般由有关部门定期组织学习相关文件。或由总经办通知到单位阅文。
五、发文的规定
1.公司上报下发正式文件的权力分别集中总经办和行政办公室。各分公司和部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。
2.各下属公司、部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作要求发文应分别向总经办、行政办公室提出发文申请并将文件底稿分别交总经办、行政办公室审核。总经办、行政办公室同意发文方可按公司发文规定设置与业务分工统一归口以密×字、政×字发文。各分公司团体文件由总经办批转。
3.对公司影响较大，涉及多个以上领导分管范围的文件，须经公司领导班子研究决定后批准签发。其余文件均由主要领导批准签发。
六、发文的范围
1.凡是以公司名义、总经办、行政办公室名义发出的文件、通告、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报，均属发文范围。
2.总经办、行政办公室下发文件主要用于：
(1)公布公司规章制度
(2)转发上级文件或根据上级文件精神制订的文件
(3)公布公司体制机构变动或干部任免事项
(4)公布单位重大建设、技术、管理、政治工作、生活福利等工作的决定
(5)发布相关奖惩决定和通报
(6)其他相关重大事项
3.总经办、行政办公室上行文、外发文主要用于：
(1)对上级机关呈报、请示报告、处理决定
(2)同兄弟公司联系有关重大生产、技术、人事劳资、物资供应、科研、基建、管理、党群工作等事宜。
4.日常工程、技术、管理、建设工作中有关图纸、技术文件、工艺修改、审批工作、安
排部署、传达上级指示等事项，应按有关制度办理，经分管领导批准后，由各部门书面或口头自行通知执行一般不用发文。
5.各部门如会议所作的决定，一般都不应发文，不备查考，可以部门名义用《工作简讯》发会议纪要。
七、发文程序规定
1.总经办、行政办公室同意发文后，主办部门应以公司目前方针、政策和国家法令，上级指示或工作实际需要草拟文件初稿
2.草拟文稿必须从本公司角度出发，做到情况确实、观点鲜明、条理清楚、层次分明、文字简炼、标点符号正确、书写工整。严禁使用铅笔、圆珠笔、红墨水和彩笔书写
3.文稿拟就后，拟搞人应填附发文稿纸首页，详细写明文件标题、发送范围、印刷份数、拟稿部门与拟稿人，并签名、盖章、标定日期和密级
4.总经办应根据董事长和总经理有关指示精神，相关文件规定，对文稿进行审查和修改。对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文稿应退回拟稿部门重新拟稿
5.经总经办审查修改后的文稿，送分管领导核稿对文稿内容、质量负责
6.对审核时修改较多，有碍打印和存档的文稿，应由拟搞部门重新整理写清楚
7.文稿审核总经办签署后，按批准权限的规定分别呈送董事长、总经理处审定批准签发
8.经领导批准签发后的文稿交总经办收发员统一编号送打字室打印
9.文件打印清样，应由拟稿人校对，校对人员应在发文稿上签名
10.文件打字后，由总经办派专人按数印刷，再由收发员分发并检查落实情况。
八、文件的借阅和清退
各部门有关工作人员因工作需要借阅一般文件，需经本部门负责人同意，对有密级的文件须分管领导或总经办主任同意后方可借阅。
借阅文件应严格旅行借阅登记手续，就地阅看，按时归还。任何人不得将文件带走或全文抄录，不允许拆卷和在文件上勾划等。
总经办收发员对承办的公文应抓紧催办，应定期对事情已经办妥的本单位文件和上级要求限期清退的文件，进行收缴清退工作。一般为月底一小清季末一中清、年终一总清。如发现文件丢失，必须及时查明原因和责任者，并如实向领导报告。
文件的立卷与归档范围
1. 凡下列文件统一分别由总经办收发员负责归档
(1) 上级部门来文包括上级对本部门报告、申请的批复
(2) 总经办、行政办公室发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、领导发言和生产工作的各类计划统计、季度、年度报表等
(3) 高层会议、行政办公会议、中层干部会议、全体职工大会以及各种例会记录
(4) 总经理办公会议所形成的报告、总结、决议、发言、简报、会议记录等
(5) 有保存价值的人民来信来访记录及处理结果
(6) 参加上级召开的各种会议带回的文件、资料及本单位在会上汇报表言材料等
(7) 上级机关领导同志来单位检查视察工作的报告、指示记录，以及本单位向上级进行汇报的提纲和材料
(8) 反映本单位生产活动、先进人物事迹及领导工作等的音、像摄制品
(9) 单位日志和大事记
(10)单位向上级请示批复的文件及上报的有关材料。
九、立卷要求
1.文件立卷应按照内容、名称、时间顺序分门别类地进行整理归档。
2.立卷时要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全保持文件、材料的完整性。
3.要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料要及时立卷归档。
4.上年度形成的文件材料，要求在下年度7月份以前整理完。
十、文件的销毁
1、对于多余、重复、过时和无保存价值的文件，总经办应定期清理造册，并按上级有关规定办理申请销毁手续。
2、经审核同意销毁的文件，应在总经办收发员文书和正副主任以及分管领导的共同监督下销毁。
上一篇：快递公司操作员管理制度
下一篇：药房精神药物管理制度